Cómo acelerar los procesos de entrega a domicilio con la ayuda de tus datos

Todos los restaurantes buscan acelerar las operaciones de entrega a domicilio sin que ello afecte a la calidad de la comida, o al servicio al cliente.

Y es que conseguir que las entregas sean más rápidas se traduce en:

• Clientes más contentos: Porque reciben la comida caliente, recién hecha, y la disfrutan más

• Más consumiciones futuras: Tener a los clientes felices significa recibir más críticas positivas y que vuelvan a consumir en un futuro

• Más ingresos: Puedes recibir más pedidos en las horas punta sin que se vea comprometida la experiencia del cliente

• Repartidores más satisfechos: Ganarán más, al poder efectuar más entregas en el mismo tiempo

• Una mejor clasificación en las aplicaciones de reparto: Los proveedores de entregas a domicilio recompensan las entregas rápidas con un mejor posicionamiento en las búsquedas de los clientes.

Pero acelerar las entregas resulta más fácil de decir que de hacer. A continuación, analizaremos las principales causas de la lentitud de las entregas y cómo aumentar su velocidad sin que ello afecte a la calidad de la comida y del servicio. Y también estudiaremos el papel que desempeñan los datos de las operaciones y los conocimientos de inteligencia empresarial para aumentar la velocidad de las entregas a largo plazo.

¿Qué ralentiza las entregas a domicilio?

La entrega de alimentos a domicilio es un negocio complejo que cuenta con una serie de variables: los pedidos que llegan desde diferentes socios de delivery, los restaurantes que trabajan en múltiples pedidos de diferentes fuentes, los gerentes que seleccionan al socio de entrega correcto o, si la entrega es un proceso interno, la gestión del envío por parte del repartidor propio.

Por ello, ahorrar unos segundos en cada uno de los pasos y agilizar las interacciones entre las distintas partes del proceso puede tener un gran impacto en el resultado final, sobre todo cuando se multiplica por cientos de pedidos en un servicio con mucha actividad.

Estos son los cuellos de botella que hay que salvar para un servicio de entrega rápido:

• Errores en los pedidos: Si un pedido se recepciona mal o está incompleto, puede que no se descubra hasta que se entregue. La comida se desperdicia, el cliente queda descontento y hay que rehacer el pedido, lo que ralentiza todo el proceso.

• Caos en la cocina: Tickets poco claros, artículos que faltan, gestionar de manera caótica los pedidos y unos profesionales poco preparados pueden paralizar el proceso de producción.

• Mala comunicación: Eso puede ocurrir en cualquier momento, pero suele ser un problema entre el restaurante, el repartidor y el cliente. Los repartidores necesitan horarios precisos para la recogida del producto e información clara sobre cómo llegar al cliente.

Métricas de velocidad de entrega

Ahora que hemos detallado los principales puntos problemáticos que impiden las entregas rápidas, vamos a ver cómo superarlos para conseguir acelerar los pedidos. Veremos una serie de formas prácticas de aumentar la velocidad de entrega, pero antes hay que conocer cómo cuantificar los resultados para saber si se alcanza el éxito o no. Estas son las métricas clave que medirán cómo lo estás haciendo: 

• Tiempo total de entrega

Se trata de una media del tiempo que tarda un cliente en recibir un pedido desde el momento en que lo realiza hasta que se le entrega. Te ofrece una visión general de tu velocidad de entrega.

• Tiempo de espera del repartidor

El tiempo medio de espera de un repartidor para recoger una comida es útil para realizar un seguimiento con el fin de evaluar dónde se puede acelerar el proceso. Si tu velocidad general de entrega se está quedando atrás, puedes estudiar los tiempos de espera de los repartidores para ver de cerca en qué punto falla el proceso. ¿Es la cocina demasiado lenta? ¿O es la comunicación con los repartidores el verdadero problema?

• Tiempo transcurrido desde que se acepta el pedido hasta que lo recoge el repartidor

Junto con el tiempo total de entrega, esta métrica te ayuda a ver lo que se puede mejorar en la parte de la cocina. Si esta métrica se ve bien pero las entregas se suelen retrasar, puedes analizar tus operaciones de entrega para tratar de diagnosticar el problema.

• Tiempo transcurrido desde que se hace el pedido hasta que se imprime el tique

Esta sencilla medida puede suponer una gran diferencia si tu sistema de pedidos está ralentizando el proceso de entrega desde el principio. Tan pronto como el cliente realiza su pedido, el reloj se pone en marcha y querrás que tus cocineros lo tengan listo lo antes posible.

• Exactitud de los pedidos

Los pequeños errores retrasan los pedidos, mientras que los grandes errores pueden llevar a rehacer la comida, lo que tiene un gran impacto en la velocidad. El seguimiento de la precisión de los pedidos resulta beneficioso en muchos sentidos, pero también afecta a la velocidad general de las operaciones.

• Calificaciones de los clientes en las aplicaciones online

Los pedidos rápidos son lo deseable, pero no comprometas la experiencia de tus clientes por conseguir una gran velocidad de entrega. Vigila sus valoraciones online para asegurarte de que la calidad sigue siendo alta.

Cómo aumentar la velocidad de entrega

Hay muchas más métricas que te ayudarán a medir el éxito de tu velocidad de entrega, pero estas medidas básicas son útiles y hay que tenerlas en cuenta cuando empieces a incorporar mejoras a tus operaciones de delivery.

Ahora, veamos lo que puedes hacer con la información que te proporcionan esas métricas para conseguir mejores prácticas. Estas son las mejores formas de mejorar la velocidad de entrega sin comprometer la calidad. 

Racionaliza tu sistema de pedidos

El proceso de entrega comienza en cuanto el cliente realiza el pedido. Una vez que has recibido la confirmación, el reloj se pone en marcha. Esto significa que el tiempo que tarda el pedido del cliente en llegar a tu sistema y a la cocina es crucial.

Había un tiempo en que la mayoría de los restaurantes tomaba los pedidos por teléfono, online o a través de las aplicaciones de entrega a domicilio. El personal dedicado a la recepción de los pedidos debía gestionar varios dispositivos, líneas telefónicas y también los clientes de mesa, y procesar manualmente los pedidos en el TPV.

Afortunadamente, esos días se están convirtiendo en algo del pasado, con los nuevos sistemas tecnológicos que agilizan el proceso de las comandas. Sistemas como los que ofrece la plataforma de gestión de pedidos de Deliverect centralizan todos los pedidos –los que llegan online, a través del formulario web o de la aplicación, los de recogida, los de las mesas y los de las aplicaciones de terceros– y los envían directamente a tu TPV en un formato inteligible.

Tan pronto como se acepta el pedido, se envía directamente a la cocina en un tique que indica claramente el origen del pedido, lo que significa que, en cuanto tu cliente recibe la confirmación de la recepción de su comanda, a tus cocineros les llega el pedido y pueden ponerse inmediatamente a trabajar.

El despliegue de un sistema de pedidos inteligente reduce los errores derivados de la repetición de los pedidos y aumenta, de paso, la velocidad con que se tramita cada pedido desde el principio.

Una mejor gestión tecnológica de la cocina

La producción de los alimentos requiere aproximadamente entre la mitad y dos tercios del tiempo total de entrega. Por ese motivo, mejorar el flujo de pedidos en la cocina puede suponer una gran diferencia en el tiempo final. El hecho de que los tickets se envíen directamente con la información perfectamente detallada ahorra tiempo de manera inmediata y ayuda a tus cocineros a priorizar las tareas pendientes según los diferentes tipos de pedido recibidos.

También hay que tener en cuenta las mejoras que se consiguen con un replanteamiento de la línea de producción y el uso de una pantalla que muestre los pedidos en la propia cocina. Muchos restaurantes ofrecen tanto comida a domicilio como en el propio establecimiento y parten esa zona en dos. Sin embargo, quizás es  más eficiente utilizar la misma línea de producción, pero crear una zona de envasado separada para los pedidos a domicilio.

Sea cual sea el modelo de funcionamiento que mejor se adapte a tu operativa, un sistema de visualización para la cocina con pantallas en cada zona de producción puede hacer que todo funcione sin problemas y con mayor fluidez. De esta manera, cada cocinero podrá contemplar el pedido en curso y sabrá en qué parte debe trabajar.

Tecnología para la asignación y el seguimiento de los repartidores

Subcontratar la entrega a domicilio a terceros te ahorra la molestia de gestionar tu propio servicio de delivery. Sin embargo, también significa perder beneficios y carecer del control sobre una parte crucial para la experiencia del cliente: el momento en que recibe su pedido de comida. También dependes de terceros en la velocidad de entrega. Aunque por lo general son rápidos y eficientes, si realmente quieres contar con el control de tus operaciones de delivery, querrás incorporar mejoras a esa fase concreta.

Dirigir tus propias operaciones de entrega a domicilio puede ser, en realidad, menos desalentador de lo que parece a simple vista. Deliverect ha desarrollado un conjunto de herramientas para optimizar la gestión de los repartidores, el envío eficiente y la administración general de esas entregas, y todo ello, conectado a sus sistemas de gestión de pedidos y de la cocina.

Deliverect Dispatch te permite asignar automáticamente los pedidos a los servicios de entrega, o asignarlos manualmente a tus propios conductores, dentro de tu sistema de pedidos y en el perfil de tu restaurante. También puedes hacer un seguimiento de los pedidos en tiempo real para que mantengas informados a tus clientes y puedas comunicarte con todas las partes implicadas. 

¿Cómo ayuda la inteligencia empresarial?

¿Qué tienen todas estas soluciones en común? Pues que todas ellas recurren a la automatización y a la tecnología para racionalizar la operativa. Y con los sistemas tecnológicos racionalizados, tienes acceso a los datos procesables, lo que no es poca cosa. 

Y es que los datos recogidos durante la puesta en marcha de las operaciones en el mundo real resultan cruciales para optimizar y mejorar sus procesos de entrega en el futuro. Echemos un vistazo a cómo la inteligencia empresarial puede ayudarte a acelerar tus operaciones de delivery.

Controla los tiempos de entrega

Cuando tu sistema de gestión de pedidos, tu TV, las pantallas de tu cocina y el sistema de entrega se comunican entre sí en el mismo idioma, te permite obtener información precisa sobre lo que realmente está ocurriendo, pedido por pedido.

El proceso te permite hacer un seguimiento de los tiempos por pedido en los diferentes procesos y clasificados según los diferentes proveedores de delivery. Como hemos comentado anteriormente, estos tiempos se pueden analizar a fin de conocer en qué punto de la cadena se están retrasando los pedidos, a fin de tomar medidas de corrección.

Evaluar el rendimiento de los repartidores

Una de las mayores ventajas de gestionar tus propias operaciones de delivery es que los datos te pertenecen y puedes utilizarlos para detectar problemas y solucionarlos. Cuando dispones de una plataforma tecnológica que gestiona el envío de los repartidores, puedes controlar los tiempos medios de entrega, la satisfacción de tus clientes y los tiempos de espera de los repartidores para evaluar qué conductores rinden mejor y cuáles necesitan una mayor formación.

El análisis no solo mejorará el rendimiento, sino que también hará que tus conductores se sientan parte fundamental del equipo, especialmente si compartes con ellos tus conocimientos y los motivas para rendir más por el bien de la empresa.

Mejorar las rutas de reparto

La tecnología de entrega y los datos también son importantes para determinar la navegación más eficiente entre el punto de recogida y el de entrega, y al revés. En primer lugar, la tecnología permite a los repartidores añadir notas para mejorar las futuras entregas en las direcciones que son difíciles de encontrar, y puede mejorar la comunicación entre los repartidores y los clientes para garantizar que todos están enterados de lo que sucede.

Y lo que es aún más importante: podrás utilizar los datos para construir un mapa con las mejores rutas para cada delivery, que servirá también para que los repartidores realicen sus entregas de forma eficiente y sin tanto estrés.

Predecir la demanda para garantizar la máxima eficiencia

Una de las mayores ventajas de obtener información propia de la inteligencia empresarial es que permite realizar proyecciones con lo que se puede realizar en un futuro. Cuanto más precisa sea la predicción de la demanda en los momentos de mayor y menor actividad, mejor te podrás preparar para atenderla, lo que incluye:

• Adquirir la cantidad adecuada de existencias.

• Garantizar que contarás con el personal adecuado para atender.

• Gestionar las expectativas de los clientes en cuanto a los tiempos de espera.

Todos estos factores pueden ayudar a mantener los niveles de calidad que requieres, al tiempo que te ayudan a aumentar la velocidad de tus operaciones. 

Obtén mejores conocimientos para acelerar tus operaciones de entrega

Si utilizas la inteligencia empresarial para tus datos de entregas, puedes mejorar de forma paulatina tu operativa, para así acelerar las entregas con la mayor eficiencia sin comprometer la calidad o la experiencia del cliente.

Deliverect Insights es la plataforma definitiva para los restaurantes que buscan integrar los pedidos en línea en sus sistemas y obtener los conocimientos de big data que necesitan. Es también la garantía de que no perderás tiempo recopilando datos de los distintos socios de entrega a domicilio, en los procesos internos o con registros en papel.

Todos los datos de tus socios, los de tus ventas y las cifras de rendimiento de las entregas se introducen en el motor de datos, que se encarga de mostrar información procesable en una sola pantalla. Dicha información permite realizar comparaciones fáciles y precisas entre los distintos canales, plataformas y marcas que gestionas.

Si te cuesta ver cómo puedes obtener ganancias con tus operaciones de entrega a domicilio, pídenos una demostración hoy mismo para ver cómo Deliverect Insights te ayudará en tu día a día.