7 manieren om het bezorgmodel van je restaurant te verbeteren

Sinds de food delivery sector dit jaar zwaar door COVID-19 getroffen werd, is het nog duidelijker geworden welke centrale rol bezorging binnen het hele restaurantgebeuren speelt. Een optimalisering van je bezorgsysteem is dan ook van het grootste belang.

Door alle veranderingen en de grote onzekerheid die momenteel heerst, voel je je als restauranthouder wellicht wat overdonderd door de extra opleidingen, de afstandsregels en de strikte hygiënenormen die opgelegd worden. Het bezorgmodel van je restaurant optimaliseren is misschien een zoveelste punt op je lange to-dolijst.

Daarom hebben we deze handleiding samengesteld. Zo hoef je geen tijd te verliezen met het zoeken naar advies. Je vindt hierin de belangrijkste stappen om het bezorgmodel van je restaurant succesvol te organiseren.

Het doel is om je activiteiten en softwaresystemen te optimaliseren zodat je klant de best mogelijke ervaring krijgt, d.w.z. op de snelste en veiligste manier een eindproduct van de hoogste kwaliteit bezorgd krijgen. Gezien vanuit het oogpunt van jouw zaak is het de bedoeling om efficiënter te werken, de impact op de eters in je restaurant te beperken en uiteindelijk ook meer winst te maken!

Praktische stappen om het bezorgmodel van je restaurant te optimaliseren

Om een bezorgsysteem echt doeltreffend te organiseren, moet je een restaurant in zijn geheel bekijken. Denk na over je prioriteiten en waar afhaalorders ingepast kunnen worden. Je wil het verpakkingsproces, de overhandiging aan de koerier en de aflevering aan de klant zo efficiënt mogelijk laten verlopen, zonder de rest van de activiteiten in het gedrang te brengen. Hieronder volgen de belangrijkste elementen waaraan je moet denken om je slaagkansen zo groot mogelijk te maken.

Richt een zone in voor het verpakken van de bestellingen

Voor elk restaurant dat ernstig werk wil maken van een geoptimaliseerd bezorgmodel is een speciale verpakkingszone essentieel. Het is verstandig om die vlak bij de keuken in de bedieningszone in te richten zodat de gerechten, zodra ze uit de keuken komen, meteen verpakt worden en de deur uit kunnen.

Belangrijke aandachtspunten:

• Reserveer werkbladruimte voor het verpakken van de bestellingen;

• Definieer een werkbaar systeem om bestellingen te organiseren en te prioriteren;

• Denk na over hoe de verpakkingszone aansluit bij de wachtruimte voor de koeriers;

• Plaats de verpakkingsmaterialen binnen handbereik;

• Wees flexibel en optimaliseer het systeem naarmate je bijleert over wat wel en niet werkt.

De extra ruimte die je krijgt door een speciale verpakkingszone in te richten helpt je personeel om de bestellingen nauwkeurig en volledig klaar te maken. Het kan zelfs de moeite waard zijn om één teamlid specifiek in te zetten om alle bestellingen nog een keer extra te controleren op kwaliteit en nauwkeurigheid.

Als een klant een bestelling krijgt en er ontbreken dingen of het geleverde product is van slechte kwaliteit, dan lijd je reputatieschade en krijg je misschien slechte beoordelingen. Als je bestellingen opnieuw moet maken, heeft dat ook een impact op je winst en op de efficiëntie van je activiteiten.

Zorg voor een speciale wachtruimte

Het is een probleem voor heel wat restaurants die niet alleen gasten in het restaurant bedienen maar ook met afhaalorders en bezorging werken: hoe hou je koeriers, klanten die op hun afhaalmaaltijd wachten en gasten die in het restaurant komen eten uit elkaar?

Gehelmde koeriers die ongeduldig in het restaurant staan te wachten, geven klanten geen al te beste eerste indruk. Bovendien krijgen die klanten het gevoel dat de prioriteiten niet helemaal goed zitten.

Het is een heuse evenwichtsoefening die in belangrijke mate opgelost kan worden met een goede restaurantindeling en een degelijk systeem. De beste manier om verwarring en frustratie bij alle partijen te voorkomen, is ze zoveel mogelijk gescheiden te houden. Ruimte is in elk restaurant een probleem en wellicht wordt dit dus een hele uitdaging, maar met een doordachte planning kom je al een heel eind.

Een speciale wachtruimte voor koeriers is een goed idee. Als je de koeriers tevreden houdt door voor hen parkeerplaatsen te reserveren, hen water aan te bieden en toegang te geven tot een toilet, wordt de kans veel kleiner dat ze op ongeschikte plekken gaan staan wachten en de gasten in het restaurant wegjagen.

Een raam tussen de verpakkingszone en de wachtruimte voor de koeriers is ideaal. Anders zorg je het best voor een medewerker die de orders naar de koeriers brengt.

Optimaliseer je keuken voor bezorgorders

Sinds de pandemie toesloeg, schakelden heel wat restaurantuitbaters over op bezorging. Nu gasten ook weer in het restaurant komen eten, rijst de vraag: hoe organiseer je de lijn voor meer bezorgorders?

De beste manier om dit te doen is je keukenteam opsplitsen in een team voor de gasten in het restaurant en een team voor de bezorging. Een aparte lijn voor de bezorging betekent dat een plotse drukte bij de bezorgorders geen invloed heeft op de bestellingen van de eters in het restaurant. Is het op een van beide fronten rustig, dan kan het personeel van dat team de collega’s uit de nood helpen, maar door de twee gescheiden te houden, maak je het voor beide teams makkelijker om op hun respectieve prioriteiten te focussen.

Een correcte personeelsbezetting is van het grootste belang. Je kunt er dus maar beter voor zorgen dat je de piekmomenten voor de bezorgorders en de piekmomenten voor de eters in het restaurant correct inplant. Het is waar dat die momenten vaak overlappen, maar bekijk op welke punten ze verschillen. Ga bijvoorbeeld na of je meer orders voor bezorging krijgt op regenachtige dagen of tijdens populaire evenementen.

Optimaliseer je menu met het oog op bezorging

Het is van het grootste belang dat de bestelde gerechten het vervoer goed doorstaan. Net zoals je een morsig bord niet aan tafel serveert, is het ook belangrijk dat de klanten je gerechten thuis bezorgd krijgen zoals ze bedoeld waren: warm, intact en overheerlijk!

Dat betekent dat je je menu en je verpakking moet afstemmen op de gerechten die bezorgd moeten worden. Een goed bezorgmenu moet gestroomlijnd zijn en de populairste gerechten bevatten die het meest geschikt zijn voor een rit achterop een (brom)fiets.

Denk na over hoe bepaalde etenswaren vervoerd kunnen worden in vergelijking met andere. Worden ze zompig? Kun je ze op een andere manier verpakken?

Bij een warme noedelsoep zoals een Vietnamese pho horen verscheidene garnituren – kruiden, chili's en limoensap – waardoor het gerecht een frisse toets krijgt. Het eenvoudigst is om alles gewoon in de soep te gooien en ze te verpakken. Om de frisse smaak van de ingrediënten te bewaren en de integriteit van het gerecht te vrijwaren, verpakken de meeste restaurants de warme soep en de garnituren echter apart. De klant kan thuis alles bij elkaar gooien.

Vind je het te tijdrovend om een gerecht op deze manier te verpakken, overweeg dan om het van je menu te halen en focus op andere gerechten die geschikter zijn voor bezorging. Het is geen slechte zaak om bepaalde gerechten niet voor bezorging aan te bieden. Het zet klanten ertoe aan om in het restaurant te komen eten en daar van deze gerechten te genieten.

Kies voor bezorging gerechten uit die makkelijk te vervoeren zijn en snel geassembleerd kunnen worden. Zo beperk je de impact op de orders van de gasten in het restaurant wanneer beide kanten van de keuken het druk hebben.

Haal het maximum uit je verpakking

Je verpakking is ook belangrijk voor je marketing en het opbouwen van klantentrouw. Voor de klanten schuilt een deel van het plezier en de opwinding namelijk in het ‘uitpakken’ van de bestelling. Je verpakking moet de mooiste kanten van je restaurant laten zien: je kleuren, je branding en de persoonlijkheid van je merk.

Een boodschap op de doos of een handgeschreven briefje met ‘dankjewel’ of ‘smakelijk eten’ is een kleine attentie die voor de klant een wereld van verschil kan maken. Wees creatief en bedenk manieren om je klanten zo enthousiast te maken dat ze de volgende keer niet aan de verleiding kunnen weerstaan om weer voor jou te kiezen.

Je kunt ook klantenkaarten, folders of merchandisingmateriaal van je merk meegeven waarmee je kortingen aanbiedt bij volgende aankopen. Aangezien je deze boodschap rechtstreeks in de huiskamer van je klanten kunt afleveren, is het een geweldige kans om de klantentrouw te boosten en een relatie met je klanten uit te bouwen.

Implementeer een geïntegreerd orderbeheer

Als je het potentieel van je restaurant op het vlak van bezorging helemaal benut, zorg je er waarschijnlijk voor dat je zaak maximale aandacht krijgt door een beroep te doen op verscheidene bezorgpartners. Dat is een geweldige strategie om aan meer bestellingen te komen, maar je kunt er zwaar mee in de problemen komen wanneer het te druk wordt. De chaos die ontstaat wanneer je personeel met verschillende tablets moet omgaan, en bestellingen van diverse bezorgpartners opnieuw in de kassa moet invoeren, is je misschien welbekend.

Softwareplatformen zoals Deliverect stellen je in staat om zonder al die rompslomp orders van alle belangrijke bezorgpartners zoals Deliveroo, Uber Eats en Takeaway/Thuisbezorgd te aanvaarden. Deliverect werkt met de grootste spelers op de markt en stuurt de bestellingen rechtstreeks naar je kassasysteem. De bestellingen van de verschillende bezorgpartners worden vervolgens in een uniform formaat naar de keuken gestuurd. Jongleren met verschillende iPads hoeft dus niet meer en vergissingen met orders tussen de kassa en de keuken zijn verleden tijd.

Blijf continu werk maken van optimalisatie

Het is belangrijk dat je altijd blijft proberen om je bezorgactiviteiten te verbeteren. Verzamel zoveel mogelijk data via klantenenquêtes, gesprekken met medewerkers en online beoordelingen om erachter te komen wat je goed doet, hoe je nog beter kunt worden, wat werkt en wat niet werkt.

Deliverect zorgt voor de aanpassing van het menu bij diverse partners zodat je niet de hele tijd met al je bezorgpartners contact moet opnemen. Je voert de wijzigingen gewoon één keer in en ze worden automatisch naar al je platformen verstuurd. In combinatie met gedetailleerde analytische gegevens en cijferrapporten zorgt dit ervoor dat je wendbaar blijft, voortdurend kunt bijsturen, en je menu en activiteiten steeds kunt verbeteren met het oog op maximale efficiëntie.

Geef je winst een boost door je bezorgmodel ernstig te nemen

Wanneer je Deliverect aan de 'tech stack' van je restaurant toevoegt, klopt je restaurantsysteem volledig en is de bezorgpuzzel helemaal gelegd. Alle werkstromen – van bestellen over verpakken tot versturen – lopen zo vlot en efficiënt mogelijk. Stel je voor hoe je inkomsten zouden stijgen als je de efficiëntie nog maar met een factor twee zou verhogen.

Misschien denk je dat vast toegewezen personeel en aparte zones voor bezorging je winst zullen doen dalen. Heel wat restaurants stelden vast dat de optimalisering van hun bezorgmodel en het gebruik van een slim systeem zoals Deliverect het personeel zoveel tijd en rompslomp besparen dat medewerkers nu opnieuw ingezet kunnen worden om op de kwaliteit van de dienstverlening en de nauwkeurigheid van de orders te focussen. Dit versnelt het bezorgproces en doet de productiviteit en de winst verder stijgen.

Alles bij elkaar kan een verbeterde indeling van je restaurantruimte je helpen om de operationele efficiëntie te verhogen, het moreel van de medewerkers op te krikken en de trouw van de klanten te verhogen. Al deze factoren samen leiden op termijn tot meer winst. De echte vraag is dus: kun jij het je veroorloven om het bezorgsysteem van je restaurant niet te optimaliseren.