Sneller bezorgen door slim gebruik te maken van je eigen data

Natuurlijk wil restaurant snel kunnen bezorgen zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit van het eten of de service.

Snellere bezorgingen leiden tot:

• Tevreden klanten – omdat de maaltijden warm, vers en op hun best kunnen worden genuttigd

• Meer terugkerende klanten – tevreden klanten betekent meer positieve recensies en terugkerende klanten

• Meer inkomsten – je kan meer bestellingen aannemen op piekmomenten zonder dat dit ten koste gaat van de klantervaring

• Blije bezorgers – meer bezorgingen betekent meer verdienen Betere ranking op bezorgapps – bezorgdiensten belonen snelle bezorgingen met een betere positie op de bezorgapp van de klant

Maar je bezorgservice sneller maken is gemakkelijker gezegd dan gedaan.

Hieronder bespreken we de belangrijkste oorzaken van vertraagde bezorgingen en hoe je de bezorgsnelheid kan verhogen zonder nadelige effecten voor de kwaliteit van je maaltijden en service.

Daarna kijken we naar de rol van bedrijfsgegevens en informatie uit databij het duurzaam verhogen van de bezorgsnelheid op lange termijn.

Wat zijn vertragende factoren voor bezorgservices?

Het bezorgen van maaltijden is een complex proces met veel dynamische onderdelen: bestellingen van verschillende bezorgpartners, chefs die aan meerdere bestellingen van verschillende bronnen werken, en managers die de juiste bezorgpartner selecteren of, als de bezorging in eigen beheer gebeurt, de bezorgers aansturen.

Het besparen van een paar seconden op elke stap en het stroomlijnen van de interacties tussen de verschillende onderdelen van het proces kan dus een enorme impact hebben op de algehele bezorgsnelheid. Zeker als je dit vermenigvuldigt met honderden bestellingen op een drukke dag. Dit zijn de belangrijkste knelpunten voor een snelle bezorging:

• Fouten in de bestelling – als een bestelling verkeerd wordt opgenomen of onvolledig is, wordt dit misschien pas ontdekt wanneer de bestelling wordt bezorgd. Eten wordt verspilt, de klant is ontevreden en jij moet mogelijk de bestelling opnieuw doen, wat het hele proces vertraagt.

• Verwarring in de keuken – onduidelijke tickets, ontbrekende artikelen, chaotisch bestelbeheer en onvoorbereide chefs kunnen het hele productieproces in de war schoppen.

• Slechte communicatie – is mogelijk op elk punt in het proces, maar is meestal een probleem tussen het restaurant en de bezorger of de klant. Bezorgers hebben nauwkeurige tijden nodig voor het ophalen en duidelijke informatie over hoe ze de klant kunnen bereiken.

Factoren voor een snelle bezorging 

Nu duidelijk is wat de belangrijkste knelpunten zijn die snelle bezorgingen in de weg staan, bekijken we hoe deze kunnen worden weggenomen, voor een snellere doorloop van bestellingen. We belichten een aantal praktische manieren om de bezorgsnelheid te verhogen. Allereerst heb je natuurlijk een manier nodig om je resultaten meetbaar te maken. 

De belangrijkste meetgegevens voor het vaststellen van succes zijn:

• Totale bezorgtijd

Dit is het gemiddelde van de tijd die nodig is om je bestellingen bij de klanten te krijgen, vanaf het moment dat een bestelling wordt geplaatst tot het moment dat deze aan de klant wordt overhandigd. Hiermee heb je een totaaloverzicht van je bezorgsnelheid.

• Wachttijd bezorger

De gemiddelde tijd dat een bezorger wacht bij het ophalen van maaltijden. Je kan dit gegeven gebruiken om te beoordelen waar je dingen kan versnellen. Als je globale bezorgsnelheid te wensen overlaat, kunnen de wachttijden van bezorgers een indicatie zijn van waar het misgaat. De keuken kan bijvoorbeeld te traag zijn. Of de communicatie met de bezorgers verloopt niet optimaal.

• Tijd van het accepteren van de bestelling tot afhalen door de bezorger

Naast de totale levertijd helpt dit gegeven je te zien wat er aan de kant van de keuken kan worden verbeterd. Als dit goed is, maar de bezorgingen lopen vertraging op, kan je kijken of er een probleem is bij je bezorgactiviteiten.

• Tijd van het plaatsen  van de bestelling tot het afdrukken van de bon 

Als je bestelsysteem het bezorgproces meteen al vertraagt, kan dit een enorm verschil maken. Zodra de klant zijn bestelling plaatst, begint de klok te tikken. Je wilt dat je keukenteam zo snel mogelijk aan de bestelling begint.

• Bestelnauwkeurigheid

Door vergissingen worden bestellingen vertraagd en door serieuze fouten kan het nodig zijn om maaltijden opnieuw te maken, wat een enorme impact heeft op de snelheid. Een maximale bestelnauwkeurigheid is natuurlijk gunstig, maar heeft ook gevolgen voor de algemene snelheid van jouw bedrijfsprocessen.

• Online beoordelingen

Snelle maaltijdbezorging is natuurlijk belangrijk. Maar de klantervaring mag niet in gevaar komen omwille van de snelheid. Houd je online beoordelingen van klanten in de gaten om ervoor te zorgen dat de kwaliteit hoog blijft. 

Manieren om de bezorgsnelheid te verhogen

Er zijn nog veel meer maatstaven waaraan je de snelheid van je bezorgingen kan afmeten, maar met deze sleutelgegevens kan je meteen duidelijk zien of het nodig is om verbeteringen in je bezorgactiviteiten aan te brengen.

Laten we nu eens kijken wat je kan doen met de inzichten van deze statistieken om praktische verbeteringen aan te brengen. Hier volgen de beste manieren om de bezorgsnelheid te verbeteren zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit.

Uw bestelsysteem stroomlijnen

Het bezorgproces begint zodra de klant de bestelling plaatst. Zodra de klant de bestelbevestiging heeft ontvangen, begint de klok te tikken. Het is dan ook essentieel om de bestelling van de klant zo snel mogelijk in je systeem en in de keuken te krijgen. 

In het verleden namen de meeste restaurants bestellingen aan via de telefoon, online en via bezorgapps. Het bedienende personeel bemant daarbij meerdere apparaten en telefoonlijnen, naast de bediening van interne klanten, en bestellingen werden handmatig in het kassasysteem verwerkt. 

Met de nieuwe technische systemen die het bestelproces stroomlijnen, is dat gelukkig verleden tijd. Systemen zoals het platform voor bestelbeheer van Deliverect nemen al je bestellingen op: online bestellingen van je website of app, click & collect, bestelapps in je restaurant en bezorgapps van derden, en sturen deze in een consistent formaat rechtstreeks naar je kassasysteem.

Zodra de bestelling is aanvaard, wordt deze rechtstreeks naar de keuken doorgestuurd op een ticket waarop duidelijk de bron van de bestelling staat vermeld. Het moment waarop de klant de bestelbevestiging ontvangt, is dus ook het moment waarop de chefs de bestelling ontvangen en aan de slag kunnen.

Met een slim bestelsysteem zijn invoerfouten bij het overtypen van bestellingen verleden tijd en is de doorloopsnelheid van elke bestelling vanaf het begin af aan hoger.

Technologie voor beter keukenbeheer

De maaltijdbereiding neemt ongeveer de helft tot tweederde van de totale bezorgtijd in beslag. Dus het optimaliseren van de order flow via je keuken kan een enorm verschil maken in de totale tijd. Als de tickets meteen worden doorgestuurd met duidelijke informatie, bespaar je tijd en kunnen je chefs van taken een prioriteit maken aan de hand van het soort bestelling.

Daarna komen de stapsgewijze verbeteringen die zijn bereikt met het ontwerp van de productielijn en het gebruik van een keuken displaysysteem. Veel restaurants waar ter plaatse kan worden gegeten en die daarnaast ook bezorgen, kunnen de bestellingenstroom bijvoorbeeld splitsen. Of het kan efficiënter zijn om dezelfde stroom te gebruiken, maar met een afzonderlijke verpakkingszone voor bezorgbestellingen. 

Welk bedrijfsmodel jouw onderneming ook heeft, een keuken displaysysteem met schermen bij elk productiestation zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Iedere chef kan de lopende bestelling zien en weet waar hij of zij aan moet werken. 

Technologie voor toewijzing en volgen van bezorgers

Door de bezorging aan derden uit te besteden, bespaar je je de rompslomp van een eigen bezorgdienst. Het betekent echter ook dat je winst misloopt en geen controle kunt uitoefenen over een cruciaal onderdeel van de klantenervaring: het moment waarop de klant de maaltijd ontvangt.

Je bent ook afhankelijk van derden wat betreft de bezorgsnelheid. Hoewel maaltijdbezorgers over het algemeen snel en efficiënt zijn, wil je, als je je bezorgactiviteiten echt onder controle wilt krijgen, ook in de bezorgfase verbeteringen kunnen aanbrengen. 

Je eigen bezorgingen doen is misschien niet zo'n uitdaging als het lijkt. Deliverect heeft een aantal tools ontwikkeld om het management van bezorgers, de efficiëntie van bezorgingen en de totale bezorgadministratie te optimaliseren. Al onze tools worden direct gekoppeld met de bestel- en keukenbeheersystemen. 

Met Deliverect Dispatch kan je automatisch bestellingen aan bezorgdiensten toewijzen, of deze handmatig naar je eigen bezorgers leiden, allemaal binnen je bestaande bestel- en restaurantsysteem. Je kan bestellingen ook in real-time volgen, zodat je je klanten op de hoogte kan houden en goed met alle partijen kan communiceren.

Wat is het nut van data?

Wat hebben deze oplossingen gemeen? Al onze oplossingen zijn erop gericht je activiteiten te stroomlijnen met behulp van automatisering en technologie. Met gestroomlijnde technische systemen krijg je bruikbare gegevens.

Dat is een niet te onderschatten factor. De gegevens die worden verzameld bij de uitvoering van concrete activiteiten zijn van cruciaal belang voor het optimaliseren en verbeteren van je bezorgprocessen in de toekomst. Laten we eens kijken naar de specifieke manieren waarop data  (business intelligence) jou kan helpen het bezorgen te versnellen.

De bezorgtijden in het oog houden 

Als je systemen voor bestelbeheer, kassasysteem, keukendisplay en dispatch naadloos met elkaar kunnen communiceren, krijg je nauwkeurig inzicht in de stand van zaken, bij elke bestelling.

Zo kan je de tijdstippen per bestelling bijhouden voor verschillende processen en verschillende bezorgers. Zoals we hierboven hebben besproken, kunnen deze tijden worden geanalyseerd om precies vast te kunnen stellen op welk punt bestellingen worden vertraagd, zodat je corrigerende maatregelen kan nemen.

De prestaties van bezorgers evalueren

Een van de grootste voordelen van zelf bezorgen is dat jij eigenaar bent van de gegevens en deze kan gebruiken om problemen op te sporen en het proces te optimaliseren. Wanneer je beschikt over een technisch platform om de bezorgersplanning te beheren, kan je de gemiddelde levertijden, klanttevredenheid en wachttijden van de bezorgers in de gaten houden om te beoordelen welke bezorgers het beste presteren en welke meer training nodig hebben.

Dit zorgt niet alleen voor betere prestaties, maar ook voor erkenning van je bezorgers als belangrijk onderdeel van het team. Vooral als je inzichten met hen deelt om ze ertoe aan te zetten beter te presteren in het belang van de onderneming.

Routes optimaliseren

Je bezorgtechnologie en gegevensinzichten zijn ook belangrijk bij het bepalen van de meest efficiënte routes van en naar bezorgadressen. Ten eerste kunnen bezorgers met behulp van de technologie notities toevoegen om moeilijk te vinden adressen bij toekomstige bezorgingen makkelijker te kunnen vinden. Daarnaast kan dit communicatie met bezorgers en klanten verbeteren, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. 

Nog belangrijker is dat je de gegevens kan gebruiken om een kaart op te stellen met de beste routes voor elke bezorging en bezorgers kunnen de bezorgingen efficiënter uitvoeren, en hebben daarom veel minder stress.

De vraag voorspellen voor maximale efficiëntie

Een van de grootste voordelen van de mogelijkheid om inzichten te verkrijgen uit business intelligence ligt in de prognoses die kunnen worden gemaakt. Hoe nauwkeuriger je de vraag op piek- en daluren kunt voorspellen, hoe beter je je kan voorbereiden. 

Zo kan je: 

• de juiste voorraden aanhouden

• zorgen voor een optimale personeelsbezetting

• de verwachtingen van de klant wat betreft de wachttijden managen

Al deze factoren kunnen helpen om de vereiste kwaliteitsniveaus te handhaven en tegelijkertijd je bedrijfsactiviteiten sneller te maken. 

Betere inzichten verkrijgen om je bezorgactiviteiten te versnellen

Door business intelligence-inzichten uit je bezorggegevens kan je je activiteiten voortdurend optimaliseren om bezorgingen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit of de klantervaring.

Deliverect Insights is het ultieme platform voor restaurants om online bestellingen te integreren in hun restaurantsysteem en zo te profiteren van de informatie uit big data die ze nodig hebben. Met Deliverect Insights verlies je geen tijd meer met het verzamelen van gegevens van meerdere bezorgpartners, interne systemen of zelfs papieren bonnen. 

Al je gegevens, van je partners tot je verkoopgegevens en bezorgprestaties, worden ingevoerd in de data engine, die vervolgens bruikbare inzichten uitvoert op één overzichtelijk scherm. Dit maakt eenvoudige en nauwkeurige vergelijkingen mogelijk tussen de verschillende kanalen, platforms en merken.

Zie je niet direct waar winst te behalen valt in je bezorgactiviteiten, boek dan vandaag nog een demo om te zien hoe Deliverect Insights zaken helder maakt.