Waarom een goed kassasysteem een topprioriteit is

Bij het opstarten van een horecazaak heb je heel wat aan je hoofd. Naast het concept, de locatie en -uiteraard!- het menu zijn er nog enkele technische aspecten die je moet bekijken. Het kassasysteem is een belangrijk aspect dat je zeker niet over het hoofd mag zien.

Een geïntegreerd kassasysteem (GKS), wat is dat?

Een GKS, voluit een geïntegreerd kassasysteem, is het hart van een horecazaak. Hier rekenen je klanten hun bestelling af en krijgen werknemers een overzicht over de tafels, menu’s, verkoopgegevens en meer. Met een GKS stroomlijn je de bedrijfsvoering en heb je steeds een klare kijk op de financiële situatie.

Bovendien zorgen ze er mee voor dat jij conform de wetgeving werkt, want ze bewaren de verschillende transacties die uitgevoerd worden. Deze kan jij op jouw beurt makkelijk voorleggen aan controleurs.

Met de juiste integraties zorg je ook voor extra schermen in bijvoorbeeld de keuken, zodat al je bestellingen met een minimum aan moeite bij de juiste verantwoordelijken terecht komen. Dit voorkomt vergissingen, en zorgt voor een optimale klantbeleving. Je ziet het, er zijn genoeg redenen waarom je voor een goed kassasysteem niet over één nacht ijs gaat!

Hoe kies ik een kassasysteem voor mijn zaak?

Start bij jezelf: welke welke doelstellingen heeft jouw horecazaak en hoe wil je deze doelen gaan bereiken? Evalueer wat je wil en maak hier een overzicht van. Hier kun je later naar terugverwijzen wanneer je de verschillende opties afweegt. Hou rekening met de grootte van je zaak, maar vergeet ook zeker niet je budget in kaart te brengen.

Onthoud dat een GKS bijdraagt aan de efficiëntie van je zaak, waardoor je bijgevolg meer verkoopt en je je kosten drukt. Het lijkt dus een stevige investering, maar dit verdien je binnen de kortste keren terug! Raad vragen bij je collega-restauranthouders is ook een uitstekend idee om te bepalen wat wel of niet werkt voor jou. Welk systeem hebben zij? Bevalt het hen of hebben ze nood aan extra functionaliteit? Op basis hiervan kan jij je keuze onderbouwen.

Brug tussen zaak en leverancier

Een horecazaak runnen is geen “one-man show”, er zijn een heleboel externe partijen bij betrokken. Denk maar aan leveranciers en delivery-diensten, om er twee op te noemen. Ook hier kan een kassasysteem het horeca-leven eenvoudiger maken. Kijk na of jouw externe partijen een integratie hebben op het systeem. Zo kan je bepaalde zaken gaan automatiseren, én kan jij focussen op wat er echt toe doet: je klanten en hun restaurantbeleving.

Stabiliteit en support

Als zaakvoerder kan je het niet veroorloven dat je een hele dag inkomsten misloopt omdat je kassa dienst weigert. Kies dus zeker voor een systeem dat betrouwbaar en stabiel is. Maar we geven het toe, hoe goed het systeem ook is, een technisch defect kan altijd voorkomen. Het is en blijft nu eenmaal technologie, en ook computers kunnen een mindere dag hebben. Als dit gebeurt is het belangrijk om te zorgen dat je snel weer ‘up and running’ bent, en daarbij is een uitstekende klantenservice onontbeerlijk. Kijk tijdens je zoektocht dus niet enkel naar het product, maar ook naar hoe de leverancier van jouw kassasysteem jou helpt bij problemen.